Als jemand, der Kunden dabei unterstützt, mehr Geschäft über das Internet zu generieren, ist es für viele von ihnen ein Schock, dass Webbesucher oft anrufen!

Es kommt jedoch auch häufig vor, dass sie, wenn sie die Voicemail erreichen, einfach auflegen und die nächste Firma anrufen.

Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen keine Chancen durch aufgegebene Anrufe verschenkt.

Was ist der erste Schritt?

Nun, es ist schwer zu wissen, dass Sie durch aufgegebene Anrufe Geschäfte verlieren, denn wenn Sie Ihre Anrufe nicht nachverfolgen, wie können Sie dann wissen, ob jemand aufgelegt hat, bevor er eine Nachricht hinterlassen hat? Aus genau diesem Grund sind wir große Befürworter der Einrichtung einer Anrufverfolgung. Das ist ganz einfach und etwas, wofür uns ein Kunde nach dem anderen gedankt hat.

Zurück zu verpassten Anrufen und Auflegen. Wie oft nehmen Sie Ihren Anruf nicht entgegen, weil Sie nicht im Büro sind, in einer Besprechung sitzen, gerade telefonieren oder befürchten, dass es sich um einen Verkäufer handelt, der Ihnen wertvolle Zeit rauben könnte?

Diese Gründe sind häufig und es ist uns nicht immer möglich, ans Telefon zu gehen. Aber auch wenn wir nicht jeden Anruf entgegennehmen können, gibt es dennoch eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass Sie keine Gelegenheit verpassen!

Es gibt verschiedene Strategien, mit denen Sie Kunden dazu animieren können, eine Nachricht zu hinterlassen, wenn sie Ihr Unternehmen anrufen. Hier sind einige Tipps:

1. Professionelle Voicemail-Begrüßung:

Stellen Sie sicher, dass Ihre Voicemail-Ansage klar, professionell und einladend ist. Lassen Sie Ihre Kunden wissen, dass ihr Anruf wichtig ist und Sie sie umgehend zurückrufen werden.

Beispielskript:

„Hallo, Sie sind bei [Ihr Name] von [Ihr Unternehmen]. Ich kann Ihren Anruf derzeit nicht entgegennehmen, aber Ihr Anruf ist uns sehr wichtig. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht, ich werde mich dann so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Vielen Dank!“

2. Anreize schaffen:

Bieten Sie einen Anreiz für das Hinterlassen einer Nachricht, beispielsweise einen Rabatt oder ein Sonderangebot.

Beispiel:

„Hinterlassen Sie eine Nachricht mit Ihren Kontaktdaten, und wir senden Ihnen einen 10 %-Rabattgutschein für Ihren nächsten Einkauf zu!“

3. Erwartungen festlegen:

Teilen Sie Anrufern mit, wann sie mit einem Rückruf rechnen können. So können sie sicher sein, dass ihre Nachricht gehört und zeitnah beantwortet wird.

Beispiel:

„Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht mit Ihren Kontaktdaten, ich rufe Sie innerhalb der nächsten zwei Stunden zurück.“

4. Alternative Kontaktmethoden:

Erwähnen Sie andere Möglichkeiten, Sie zu erreichen, wie E-Mail oder Online-Chat, falls diese Methoden bevorzugt werden.

Beispiel:

„Wenn Sie möchten, können Sie uns auch per E-Mail unter [E-Mail-Adresse] erreichen oder live auf unserer Website unter [Website-URL] mit uns chatten.“

5. Persönliche Note:

Personalisieren Sie Ihre Voicemail-Begrüßung, damit sie weniger automatisiert und ansprechender klingt.

Beispiel:

„Hallo, hier ist [Ihr Name]. Es tut mir leid, dass ich Ihren Anruf verpasst habe. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht, ich werde mich so schnell wie möglich persönlich bei Ihnen melden. Ihr Anliegen ist mir wichtig!“

6. Automatisierte Textantwort:

Verwenden Sie einen Dienst, der Anrufern, die keine Nachricht hinterlassen, eine automatische SMS sendet und sie auffordert, per SMS zu antworten.

Beispiel:

„Leider haben wir Ihren Anruf verpasst! Bitte senden Sie uns Ihre Anfrage per SMS an diese Nummer, wir melden uns dann umgehend bei Ihnen.“

7. Nachverfolgung:

Wenn Sie eine Anruferkennung haben und jemand auflegt, ohne eine Nachricht zu hinterlassen, sollten Sie ihn zurückrufen, wenn Sie seinen Anruf verpasst haben. Das ist ganz einfach und zeigt, dass Ihnen die Person wichtig ist.

Rufen Sie einfach zurück und sagen Sie: „Hallo, hier ist [Ihr Name] von [Ihr Unternehmen]. Ich habe einen Anruf von dieser Nummer verpasst. Kann ich etwas für Sie tun?“

Dann sehen Sie, was sich entwickelt.

8. Vereinfachen Sie den Prozess:

Machen Sie es so einfach wie möglich, eine Nachricht zu hinterlassen. Vermeiden Sie langwierige Anweisungen und halten Sie den Vorgang unkompliziert.

Menschen hassen es, Zeit zu verschwenden. Wenn Sie sie schneller zur Voicemail-Ansage weiterleiten, werden Sie wahrscheinlich einen Anstieg der hinterlassenen Nachrichten feststellen.

9. Machen Sie es persönlich:

Niemand hinterlässt gerne eine Nachricht in einer leeren, namenlosen Firmenmailbox. Stattdessen sollte die Voicemail-Begrüßung eine reale Person vorstellen.

Beispiel: 

„Warten Sie – legen Sie nicht auf! Hier ist Jane Doe von XY Consulting. Es tut mir so leid, dass ich Ihren Anruf verpasst habe, und wenn Sie auflegen, ist mein Tag ruiniert. Bitte hinterlassen Sie mir eine Nachricht, ich melde mich dann so schnell wie möglich bei Ihnen! Sie können mir auch eine SMS an die Nummer 888-888-8888 schicken. Bis bald!“

Unterbrochene Anrufe und verpasste Anrufe müssen Sie nicht geschäftlich beeinträchtigen

Die Umsetzung einer oder mehrerer dieser Strategien kann dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Kunden eine Nachricht hinterlassen, wodurch verpasste Geschäftsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen reduziert werden.

Als Berater, der Unternehmen dabei hilft, durch mehr Anrufe aus dem Internet zu wachsen, weiß ich, dass Anrufe, bei denen der Anrufer auflegt, entmutigend sein können. Wenn Sie persönliche Hilfe wünschen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren. Meine Leidenschaft ist es, Hindernisse zwischen Ihnen und dem Wachstum, das Sie verdienen, aus dem Weg zu räumen.